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Virtuell Starten bei eSAR – Geht das überhaupt?!

(Durchschnittliche Lesezeit: 4 Minuten)

„Irgendwie ist das komisch, wenn Armin nicht die ganze Zeit neben mir sitzt und ich ihn direkt bei Fragen ansprechen kann“ hat mir unsere neue Mitarbeiterin Franzi letzte Woche berichtet. Sie hat bei uns Mitte Februar angefangen und so konnten wir einen Großteil ihrer Einarbeitung noch im Büro realisieren. Seit Mitte März sind wir nun alle im Home-Office und das bringt eine ziemlich große Umstellung mit sich. 

Nach meinem Gespräch mit Franzi habe ich mir die Frage gestellt, ob wir derzeit eine neue Mitarbeiterin* auch zu 100% remote einarbeiten könnten und was dies für uns als Unternehmen bedeutet. Wir sind eine kleine Personalberatung und stellen nicht jeden Monat jemanden ein. Das heißt wir haben einen Onboarding Plan, der aufzeigt, welche Hardware, Software, Trainings usw. notwendig sind und welche Gespräche geführt werden müssen, aber zusätzlich findet auch vieles nebenbei statt, weil man sich gerade in der Küche über den Weg läuft. Was müssten wir also organisieren, damit am 1.4. jemand bei uns starten könnte und auf was würden wir besonders viel Wert legen bei einer Einarbeitung, die zu 100% remote stattfindet? 

Am 31. März sicherlich ein sportliches Vorhaben, aber aus unserer Sicht machbar.

Vor dem Start – Das allen bekannte „Pre-boarding“ …

Wir würden unsere neue Mitarbeiterin vor ihrem Start noch einmal anrufen, um folgende Fragen zu klären:

  • Wie geht es ihr?
  • Welche Fragen hat sie?
  • Wie ist ihre aktuelle Situation zu Hause – kann sie dort arbeiten (Kinder, Partner, Internetverbindung, …) 

Ferner würden wir ihr einen Überblick darüber geben, wie bei uns die aktuelle Situation ist. Wie wir die nächsten Wochen einschätzen und was sie am ersten Tag erwartet (dazu später mehr). 

Je nachdem wie frühzeitig wir dran sind würden wir die notwendige Hardware (Laptop, HeadSet, Maus, Tastatur, Monitor) per Kurier schicken oder diese bei der neuen Mitarbeiterin vorbeibringen – natürlich kontaktlos. Das Laptop sollte dabei schon soweit konfiguriert sein, dass es nach dem Start sofort Einsatz bereit ist.

Als letztes würden wir für den ersten Tag noch eine Uhrzeit vereinbaren (9 Uhr), um gemeinsam telefonisch zu starten oder auch gleich via Teams.

Neben diesem Telefonat müssten wir intern abstimmen, wer welche Trainingsinhalte wann übernimmt. Dies kann im bereits vorhandenen Onboarding Plan festgehalten werden und durch den Teamleiterin und die neue Mitarbeiterin koordiniert werden.

Der 1. Tag – Das Onboarding beginnt

9 Uhr Der erste Tag startet um 9 Uhr via Microsoft Teams. Sollte es technische Probleme geben, würden wir zunächst via Telefon starten (ganz Old School) und dann telefonisch dabei unterstützen, Teams zum Laufen zu bringen. 

Bei der Benutzung von Teams haben wir derzeit die generelle Regel, dass wir die Videokamera immer an machen, um so nicht zu vergessen wie die Kollegen und Kolleginnen aussehen. Außerdem fördert es die Notwendigkeit, dass man sich mehr als den Pyjama anzieht und angeblich wird man so produktiver.

Die erste Stunde werden Mitarbeiterin und Teamleiterin noch einmal organisatorische Punkte besprechen und vor allem den Onboarding Plan durchgehen, um die erste Woche zu besprechen und Fragen abzuklären. 

10 -12 Uhr Es würde dann eine Teamrunde folgen. Das heißt die neue Mitarbeiterin erhält eine Übersicht über alle Kolleginnen und Kollegen und ruft diese via Teams (mit Kamera) nacheinander an und sagt kurz Hallo. Das Team ist natürlich informiert. Auf diese Weise lernt die neue Kollegin alle kennen und hat auch gleich alle Kontakte in Teams. So wird das Chatten und Anrufen später erleichtert.

12 Uhr Essen spielt bei uns eine wichtige Rolle. Die Diskussion, was mittags gegessen wird startet normalerweise früh. Daher würden wir um 12 Uhr ein gemeinsames virtuelles Mittagessen organisieren.

13 – 17 Uhr Diese Zeit würden wir nutzen, um den digitalen Arbeitsplatz optimal einzurichten. Das heißt, E-Mail-Signaturen anlegen, Profile in beruflichen Netzwerken anlegen und optimieren. Unseren Teamkalender erklären. Ferner würde es eine Einführung in die DSGVO sowie in unser eigenes CRM geben.

17 – 17.30 Uhr Gegen 17 Uhr würden Regina oder Shezan, unsere Geschäftsführung, sich noch einmal kurz melden, um nachzufragen, wie der erste Tag war.

Tag 2 und danach: Langsam Laufen lernen

Ab Tag 2 würden die Teamleiterin und die neue Mitarbeiterin sich jeden Morgen kurz via Teams abstimmen. Vor allem in der ersten Zeit (Woche 1 und 2) bietet es sich an, dass die Teamleiterin oder eine andere Kollegin vormittags einen fachlichen Input geben, beziehungsweise eine Erklärung/Einführung in ein Thema. So kann die Mitarbeiterin den restlichen Tag nutzen, um das Gehörte in die Praxis umzusetzen. Hier ist es sicherlich sinnvoll, dass die Teamleiterin immer wieder nachfragt, wie es läuft. Diese Nachfragen können kurz via Teams sein oder auch geplante Feedback Gespräche.

Unser Fazit ist, dass wir auch aktuell (relativ spontan) eine neue Mitarbeiterin einarbeiten könnten. Die größte Herausforderung für uns wäre es dabei, die lockere und offene Art und Weise, wie wir im Büro kommunizieren, auch remote abbilden zu können. Ein kurzes „Kannst du mir mal das bitte erklären …“ ist aus unserer Sicht einfacher, wenn man sich gegenübersitzt, als wenn man den anderen nicht sieht und ihn erst via Teams anrufen muss. 

Wie geht es euch mit eurem Onboarding?

Startet bei euch am 1. April oder am 15 April eine neue Mitarbeiterin? Mit welchen Herausforderungen habt ihr zu kämpfen und welche Tipps habt ihr hier für uns und andere?

Ich freue mich auf Feedback von euch und wünsche allen die neu starten: Viel Erfolg!

Viele Grüße und bleibt gesund

Josy

*Mitarbeiterin – hier sind natürlich auch alle Mitarbeiter mit gemeint.

**Teamleiterin – hier sind natürlich auch alle Teamleiter mit gemeint.

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31 Mär 2020
Josephina Böhm

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